VCA: een intensieve samenwerking tussen organisatie, opdrachtgever en administratie
Het is dé norm voor arbo & veiligheid. Gecertificeerde bedrijven geven aan dat ze geven om de veiligheid en het welzijn van haar werknemers en dat er geregeld controles plaatsvinden om die veiligheid te waarborgen. Maar een VCA-certificering gaat verder dan enkel het certificeringsproces doorlopen. Er wordt ook iets van de opdrachtgever verwacht én het is een on-going proces wat zorgt voor extra administratieve belasting. Hoe zit dat?
Jouw organisatie: de certificering
VCA draait allemaal om Gezondheid, Veiligheid en Milieu (VGM). Alhoewel een VCA bedrijfscertificering niet wettelijk verplicht is, stellen veel opdrachtgevers het certificaat als vereiste om de opdracht uit te mogen voeren. Het geeft de opdrachtgever namelijk een stuk zekerheid. Jouw bedrijf werkt volgens de algemene veiligheidsprocedures en de werknemers beschikken over de benodigde kennis en vaardigheden.
De opdrachtgever
De werkzaamheden worden uitgevoerd op het terrein van de opdrachtgever, dus ook de opdrachtgever dient zich aan de veiligheidsprocedures te houden en is nauw betrokken bij het VGM-projectplan.
De opdrachtgever is nauw betrokken bij de ingehuurde organisatie met het VGM-projectplan, het plan waarin VGM-risico’s bij projecten beschreven staan. De werkzaamheden worden immers uitgevoerd op het terrein van de opdrachtgever.
Administratieve belasting
Wie bekend is met VCA, weet dat de invulling daarvan een enorme administratieve belasting kan zijn. Behalve het doen van een RI&E en een risico-taakanalyse, moeten de processen vastgelegd worden en regelmatig gecontroleerd en geüpdatete worden. Zijn er inspecties en controles geweest? Dan moet ook dit weer vastgelegd worden.
Hoe kan de samenwerking makkelijker gemaakt worden?
Je begrijpt dus dat het nodig is dat organisatie en opdrachtgever goed met elkaar kunnen samenwerken. Sommige organisaties werken met papieren documentatie, excel-bestanden, word-bestanden en soortgelijke documentjes op hun computer of in de Cloud. Dat kan makkelijker, toch?
Om de invoering en het up-to-date houden van deze processen makkelijker te maken, hebben wij een online managementsysteem ontwikkelt. Beter bekend als: het Organisatiesysteem. Hiermee loop je letterlijk met je tablet over de werkvloer en kun je de controles uitvoeren. In dit systeem krijg je meldingen van aandachtspunten en zie je in een overzichtelijk dashboard hoe jouw organisatie ervoor staat. Het zorgt ervoor dat alle drie de partijen aanzienlijk minder belast worden, waardoor de intensieve samenwerking makkelijker gemaakt wordt.
Benieuwd naar onze werkwijze of het Organisatiesysteem? Vraag een vrijblijvende offerte aan.