VCA: een intensieve samenwerking tussen organisatie, opdrachtgever en administratie

Het is dé norm voor arbo & veiligheid. Gecertificeerde bedrijven geven aan dat ze geven om de veiligheid en het welzijn van haar werknemers en dat er geregeld controles plaatsvinden om die veiligheid te waarborgen. Maar een VCA-certificering gaat verder dan enkel het certificeringsproces doorlopen. Er wordt ook iets van de opdrachtgever verwacht én het is een on-going proces wat zorgt voor extra administratieve belasting. Hoe zit dat?

Jouw organisatie: de certificering

VCA draait allemaal om Gezondheid, Veiligheid en Milieu (VGM). Alhoewel een VCA bedrijfscertificering niet wettelijk verplicht is, stellen veel opdrachtgevers het certificaat als vereiste om de opdracht uit te mogen voeren. Het geeft de opdrachtgever namelijk een stuk zekerheid. Jouw bedrijf werkt volgens de algemene veiligheidsprocedures en de werknemers beschikken over de benodigde kennis en vaardigheden.

De opdrachtgever

De werkzaamheden worden uitgevoerd op het terrein van de opdrachtgever, dus ook de opdrachtgever dient zich aan de veiligheidsprocedures te houden en is nauw betrokken bij het VGM-projectplan.

De opdrachtgever is nauw betrokken bij de ingehuurde organisatie met het VGM-projectplan, het plan waarin VGM-risico’s bij projecten beschreven staan. De werkzaamheden worden immers uitgevoerd op het terrein van de opdrachtgever.

Administratieve belasting

Wie bekend is met VCA, weet dat de invulling daarvan een enorme administratieve belasting kan zijn. Behalve het doen van een RI&E en een risico-taakanalyse, moeten de processen vastgelegd worden en regelmatig gecontroleerd en geüpdatete worden. Zijn er inspecties en controles geweest? Dan moet ook dit weer vastgelegd worden.

Hoe kan de samenwerking makkelijker gemaakt worden?

Je begrijpt dus dat het nodig is dat organisatie en opdrachtgever goed met elkaar kunnen samenwerken. Sommige organisaties werken met papieren documentatie, excel-bestanden, word-bestanden en soortgelijke documentjes op hun computer of in de Cloud. Dat kan makkelijker, toch?

Om de invoering en het up-to-date houden van deze processen makkelijker te maken, hebben wij een online managementsysteem ontwikkelt. Beter bekend als: het Organisatiesysteem. Hiermee loop je letterlijk met je tablet over de werkvloer en kun je de controles uitvoeren. In dit systeem krijg je meldingen van aandachtspunten en zie je in een overzichtelijk dashboard hoe jouw organisatie ervoor staat. Het zorgt ervoor dat alle drie de partijen aanzienlijk minder belast worden, waardoor de intensieve samenwerking makkelijker gemaakt wordt.

Benieuwd naar onze werkwijze of het Organisatiesysteem? Vraag een vrijblijvende offerte aan.

 VCA* of VCA**? Vaak verwarring bij aanbestedingen

Het komt geregeld voor dat binnen aanbestedingen onnodig de eis voor VCA** wordt gesteld. Dit niet omdat de opdrachtgever graag de lat hoog legt, maar eerder omdat er kennis ontbreekt over het verschil tussen de VCA’s.

Te pas en te onpas wordt er bij werken VCA** geëist, waar prima kan worden volstaan met een VCA* vanwege de aard en omvang van de risico’s en de aard van de werkzaamheden. Dit waarschijnlijk omdat (onterecht) wordt gedacht dat twee sterren beter is dan één.

Meer ** betekent niet betere kwaliteit

Bij VCA* en VCA** zit het verschil in sterren echter niet in kwaliteit zoals bijvoorbeeld de hoeveelheid sterren bij een hotel. Worden hierover vragen gesteld in de nota van inlichtingen, dan wordt hierop af en toe de aanbestedingseis aangepast naar VCA*, echter vaak gaat de opdracht toch naar een groter bedrijf gaat dat wel VCA** bezit.

Door deze manier van werken komen steeds vaker de kleinere bedrijven buitenspel te staan. Terwijl zij net als de grotere bedrijven (soms zelfs beter) in staat zijn om een dergelijke opdracht prima te vervullen.

Als voorbeeld de volgende situatie. Wanneer er werkzaamheden worden uitgevoerd door twee of vier eigen medewerkers in een periode van maximaal 5 werkdagen zonder dat hierbij sprake is van onderaanneming, voldoet hiervoor VCA* prima.

Verschil VCA* en VCA**

Wanneer is nou VCA* nodig en wanneer VCA**? De VCA (= Veiligheid, Gezondheid en Milieu (VGM) Checklist Aannemers) omschrijft het als volgt:

  • VCA*
    Gericht op de directe beheersing van VGM tijdens het uitvoeren van werkzaamheden op de werkvloer, zonder inschakeling van onderaannemers.
  • VCA**
    Gericht op de directe beheersing van VGM tijdens het uitvoeren van werkzaamheden op de werkvloer, alsmede op de VGM-structuur (onder andere VGM-beleid, VGM-organisatie en verbetermanagement).

Het verschil ligt dus vooral in het soort operationele risico’s en of er sprake is van het aansturen van één of meerdere onderaannemers. Vroeger telde ook de bedrijfsgrootte mee.

Heb je verder nog vragen over VCA-certificering of wil je meer informatie over wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op.