Een werkwijze waarin jij als klant op de eerste plaats staat

Ben je niet bekend met het opzetten van een managementsysteem voor certificering? Dan kan het erg lastig zijn om ermee aan de slag te gaan. Het komt als extraatje bovenop je huidige werkzaamheden, er zit in veel gevallen een tijdsdruk op en omdat het niet je dagelijkse bezigheid is, is het een extra uitdaging. Want waar begin je? Hoe werkt het? Wat komt er allemaal bij kijken? Waar regel je uiteindelijk een audit? Hoeveel gaat het wel niet kosten?

Door de jaren heen hebben we veel relaties met deze vragen zien stoeien. En dan hebben we het nog niet eens over het extra werk wat er ná het certificeren nog bij komt kijken. Daarom hebben wij onze gehele werkwijze aangepast richting het ontzorgen, zodat jij als klant er -bijna- geen omkijken meer naar hebt.

Een zo laag mogelijke workload voor jou

Geen overbodige interviews, maar efficiënt te werk

Veel traditionele KAM-adviesbureaus vullen het managementsysteem in op basis van interviews. Het afnemen van interviews kost beide partijen veel tijd. Adviseurs rijden naar de klant toe, nemen de interviews af, werken de interviews uit, sturen de bevindingen naar de klant, een eerste feedbackronde, de wijzigingen worden doorgevoerd, enzovoort. Je kunt je voorstellen dat hier gerust een aantal weken overheen gaan.

Onze ervaring is dat processen zelden écht uniek zijn. Links- of rechtsom werkt iedereen globaal gezien op eenzelfde manier. We halen hier al veel tijdswinst. Onze adviseur werkt de processen uit zoals ze zouden moeten zijn voor een certificering en we bespreken die samen met de klant. Vaak zijn enkele aanpassingen al voldoende om een stap verder het certificeringsproces in te gaan.

Het managementsysteem inrichten en gebruiken: klaar voor certificering

Nadat alle processen en documenten door jullie zijn goedgekeurd, gaan wij aan de slag met het inrichten van het online managementsysteem. Dit managementsysteem hebben wij zelf laten bouwen en kan overal op de werkvloer gebruikt worden via je desktop of tablet. Na het inrichten, implementeren wij het systeem en gaan onze adviseurs, samen met jou, aan de slag met het vullen. Doordat je als klant zijnde vrijwel alles uit handen geeft, is de werkdruk aan de jouw kant minimaal. Nadat het managementsysteem is opgezet kan je het systeem gaan gebruiken en ben je klaar voor certificering.

Zelfs het contact met de certificerende instantie regelen we grotendeels voor je. We hebben een groot netwerk aan instanties waar we veel mee samenwerken. Hierdoor weten we precies welke instantie de beste match voor jou als klant is. De adviseur vraagt diverse offertes op en als klant hoef je enkel te kiezen met welke je in zee wilt gaan.

Gecertificeerd, en dan?

Gefeliciteerd! De audit is succesvol afgerond. Bij traditionele bureaus zou de samenwerking nu ophouden, want het doel is immers behaald. Wij vinden de nazorg net zo belangrijk als het doel zelf, want ook ná certificering gaat het werk gewoon door.

Je kunt gebruik blijven maken van het online managementsysteem. Heb je in de tussentijd vragen? Geen probleem. Gebruik ons als een vraagbaak. Ook wanneer er processen of documenten aangepast moeten worden kun je onze hulp gewoon inschakelen. Handig wanneer je zelf (te) druk bent met andere zaken.

Daarnaast blijven wij monitoren of het systeem gebruikt wordt en of onze klant blijft voldoen aan de prestatie indicatoren en ontvang je kwartaalrapportages. Op deze manier blijf je scherp op de actiepunten.

Ook hercertificering wordt makkelijker

Geen last minute stress, maar altijd alles op orde

Wat zou jij doen met een deadline van 12 maanden? Veel mensen gaan 11 maanden achterover zitten en zullen die laatste maand alles uit handen laten vallen om de deadline te halen. Het gevolg? Je wordt foutgevoeliger en er is een kans dat je die deadline niet haalt. Door onze werkwijze zijn wij een soort steun in de rug. Via het dashboard van het Organisatiesysteem heb je altijd de laatste informatie beschikbaar en als er een actie nodig is, ontvangt de juiste persoon automatisch een melding per e-mail. We willen ons toch allemaal liever focussen op datgene waar we goed in zijn, toch? Wij ontzorgen, zodat jij je met de belangrijke zaken binnen jouw functie kunt bezighouden.

Zo helpen wij jou met ons Organisatiesysteem

Onze pakketen

Wij vinden het belangrijk dat ondersteuning richting certificering voor iedereen toegankelijk is. Daarom werken wij met een leasecontract: een vast en betaalbaar bedrag per maand voor continue ondersteuning. Je kunt de samenwerking uitbreiden door ons als 'externe interne medewerker' in te huren.

Organisatiesysteem Basis

Wij maken het systeem gebruiksklaar

Vooraf stellen wij alle documenten, formulieren, processen en beleidsvormen op zodat er een werkbaar en certificeerbaar Organisatiesysteem ontstaat.

Online systeem

Je ontvangt toegang tot het op maat gemaakte Organisatiesysteem. Processen, documenten en formulieren zijn hier toegankelijk en kunnen worden gebruikt.

Onderhoud van certificering

In het overzichtelijke dashboard vind je de aandachtspunten die nodig zijn voor het behoud van certificering. Op deze manier verspreid je het werk en ben je altijd up-to-date.

Leasecontract met vast bedrag per maand

Geen verrassingen, maar altijd een vast bedrag. Zo weten we beiden waar we aan toe zijn.

Praktische aanpak

Wij gaan voor een zo laag mogelijke workload. Geen overbodige interviews die veel tijd kosten. Daarnaast zijn wij altijd bereikbaar en staan voor je klaar als je vragen hebt. Aanpassingen nodig? Die voeren wij voor jou door.

Organisatiesysteem Basis aanvragen

Organisatiesysteem Plus+

Wil je serieuze stappen maken richting organisatieverbetering? Met Organisatiesysteem Plus+ treden wij op als interim adviseur en gaat onze ontzorging nog verder dan de standaard ontzorging. Je kunt het het beste zien als ‘externe interne medewerker’. Wij komen een halve dag, een hele dag of meerdere dagen per maand bij jou op kantoor zitten.

“Het geeft vooral veel duidelijkheid voor beide partijen op jaarbasis. We spreken samen een x aantal dagen af op jaarbasis en weten van te voren wanneer onze KAM-adviseur deze kant op komt. Op zo’n dag kunnen we de werkzaamheden of de te bespreken actiepunten behandelen”

Marco Hage, Steel Constructions

Meer weten?
Vraag een vrijblijvende offerte aan

Benieuwd naar wat anderen van ons vinden?

Samenwerkingen