Een werkwijze waarin jij als klant op de eerste plaats staat

Ben je niet bekend met het opzetten van een managementsysteem voor certificering? Dan kan het erg lastig zijn om ermee aan de slag te gaan. Het komt als extraatje bovenop je huidige werkzaamheden, er zit in veel gevallen een tijdsdruk op en omdat het niet je dagelijkse bezigheid is, is het een extra uitdaging. Want waar begin je? Hoe werkt het? Wat komt er allemaal bij kijken? Waar regel je uiteindelijk een audit? Hoeveel gaat het wel niet kosten?

Door de jaren heen hebben we veel relaties met deze vragen zien stoeien. En dan hebben we het nog niet eens over het extra werk wat er ná het certificeren nog bij komt kijken. Daarom hebben wij onze gehele werkwijze aangepast richting het ontzorgen, zodat jij als klant er -bijna- geen omkijken meer naar hebt. 

Geen overbodige interviews, maar efficiënt te werk

Veel traditionele KAM-adviesbureaus vullen het managementsysteem in op basis van interviews. Het afnemen van interviews kost beide partijen veel tijd. Adviseurs rijden naar de klant toe, nemen de interviews af, werken de interviews uit, sturen de bevindingen naar de klant, een eerste feedbackronde, de wijzigingen voer worden doorgevoerd, enzovoort. Je kunt je voorstellen dat hier gerust een aantal weken overheen gaan.

Uit ervaring blijkt dat processen zelden écht uniek zijn. Links- of rechtsom werkt iedereen globaal gezien op eenzelfde manier. We halen hier al de eerste tijdswinst. Onze adviseur werkt de processen uit zoals ze zouden moeten zijn voor een certificering en we bespreken die samen met de klant. Vaak zijn enkele aanpassingen al voldoende om een stap verder het certificeringsproces in te gaan.

Het managementsysteem inrichten én gebruiken: klaar voor certificering

Nadat alle processen en documenten door jullie zijn goedgekeurd, gaan wij aan de slag met het inrichten van het online managementsysteem. Dit managementsysteem hebben wij zelf laten bouwen en kan overal op de werkvloer gebruikt worden via je desktop of tablet. Na het inrichten, implementeren wij het systeem en gaan onze adviseurs, samen met jou, aan de slag met het vullen. Doordat je als klant zijnde vrijwel alles uit handen geeft, is de workload aan de jouw kant minimaal. Nadat het managementsysteem is opgezet kan je het systeem gaan gebruiken en ben je klaar voor certificering.

Zelfs het contact met de certificerende instantie regelen we grotendeels voor je. We hebben een groot netwerk aan instanties hebben waar we veel mee samenwerken. Hierdoor weten we precies welke instantie de beste match voor jou als klant is. De adviseur vraagt diverse offertes op en als klant hoef je enkel te kiezen met welke je in zee wilt gaan.

Gecertificeerd, en dan?

Gefeliciteerd! De audit is succesvol afgerond. Bij traditionele bureaus zou de samenwerking nu ophouden, want het doel is immers behaalt. Wij vinden de nazorg net zo belangrijk als het doel zelf, want ook ná certificering gaat het werk gewoon door.

Je kunt gebruik blijven maken van het online managementsysteem. In de tussentijd vragen? Geen probleem. Gebruik ons als een vraagbaak. Ook wanneer er processen of documenten aangepast moeten worden kun je onze hulp gewoon inschakelen. Handig wanneer je zelf (te) druk bent met andere zaken.

Daarnaast blijven wij monitoren of het systeem gebruikt wordt en of onze klant blijft voldoen aan de prestatie indicatoren en ontvang je kwartaalrapportages. Op deze manier blijf je scherp op de actiepunten.

Wil je écht alles uit handen geven? Ook dat kan!

In sommige gevallen heeft een klant gewoonweg de capaciteit niet om mensen aan te nemen of vrij te maken, maar is de noodzaak om de certificering te behouden er wel. Want ook voor het behouden van een certificaat is er werk aan de winkel. Iemand volledig in loondienst nemen is vaak te duur en de kennis ontbreekt om het er door iemand ‘bij’ te laten doen.

Voor deze klanten treden we op als interim adviseur. We noemen het zelf liever: een externe interne medewerker. Onze adviseur komt een aantal uren of een aantal dagen per maand bij jou op de werkvloer om de werkzaamheden te verrichten die nodig zijn om het certificaat te behouden. Denk aan: het uit handen nemen van registraties, het opstellen van de verplichte rapportages, het boven water halen van de juiste cijfers, enz. Alles wat de klant normaliter zelf zou moeten doen, doen wij. De benodigde capaciteit bespreken we altijd samen.

Geen last minute stress, maar altijd alles op orde

Wat zou jij doen met een deadline van 12 maanden? Veel mensen gaan 11 maanden achterover zitten en zullen die laatste maand alles uit handen laten vallen om de deadline te halen. Het gevolg? Je wordt foutgevoeliger en er is een kans dat je die deadline niet haalt. Door onze werkwijze zijn wij een soort steun in de rug. De kwartaalrapportages houden jou als klant op de hoogte en wij doen al het nodige werk in overleg. Want zeg nou eerlijk. We willen ons toch allemaal liever focussen datgene waar we goed in zijn, toch? Wij ontzorgen, zodat jij je met de belangrijke zaken binnen jouw functie kunt bezighouden.

Welke ondersteuning past bij mij?

Neem contact met ons op, we geven je graag een vrijblijvend en passend advies.

Contact opnemen