Praktische begeleiding naar certificering

Het behalen van een certificering moet zo eenvoudig mogelijk gaan. Organisatiesysteem helpt u hierbij, met maandelijkse ondersteuning.

De ISO 9001-certificering, leuker kunnen we het niet maken…wel praktischer!

ISO 9001, de voordelen en de praktische invulling

In dit artikel zetten wij voor u op een rijtje wat de voordelen zijn van een ISO 9001-certificering en hoe Organisatiesysteem BV u kan helpen bij het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem en de aanvraag voor de certificering. Ook wanneer u mee wilt doen met een aanbesteding, maar nu nog niet over de vereiste certificering beschikt!

We hoeven er geen doekjes om te winden. Een van de belangrijkste redenen waarom een bedrijf kiest voor een kwaliteitsmanagementsysteem en opgaat voor de ISO 9001-certificering (of 1 van de andere normen), is omdat het wordt opgelegd van buitenaf. Zelfs al is het geen verplichting volgens wet- en regelgeving.
Veelal kiest men voor certificering omdat het een voorwaarde is om aan een aanbesteding te mogen meedoen. Of het is een eis van de partijen waar je als bedrijf mee samenwerkt. De keuze voor het opgaan voor een certificering wordt meestal zuchtend genomen, want: het is zoveel werk!

In ons online systeem beheert u al uw bedrijfsprocessen en formulieren in één online omgeving. Wel zo praktisch.

Wat is de ISO 9001?

Nog even in het kort. ISO 9001 is de internationale norm voor kwaliteitsmanagement en specificeert de eisen waaraan een kwaliteitsmanagementsysteem moet voldoen. De overkoepelende instantie die deze publiceert is de International Standardization Organization (ISO). In Nederland wordt de norm geproduceerd door de NEN en heet de norm officieel NEN-EN-ISO 9001:2015.
Vaak kom je de volgende, versimpelde uitleg tegen van de ISO 9001:

zeg wat je doet
doe wat je zegt
bewijs

Waarom kiezen voor een ISO 9001-certificering?

Misschien is, wanneer je het traject van ISO-certificering ingaat, de eerste stap om het op een andere manier te bekijken. Het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem is vooral ook een professionaliseringsslag voor je bedrijf!

Een kwaliteitsmanagementsysteem:

  • Brengt structuur aan in de organisatie; beheersing van de processen
  • Helpt de bedrijfsvoering te optimaliseren
  • Het zorgt voor borging van kwaliteit
  • Draagt bij aan verhoging van de klanttevredenheid
  • Brengt in kaart waar verbetering mogelijk is
  • Verhoogt de efficiency binnen het bedrijf en dat werkt veelal kostenbesparend

Het behalen van een ISO-certificering is goed voor je bedrijf en het imago.
Op het moment dat je beschikt over de ISO 9001-certificering is dat een, zelfs internationale, erkenning voor je bedrijf en de inspanningen die je medewerkers leveren. Een onafhankelijke organisatie controleert (= audit) en verklaart door middel van het certificaat dat je voldoet aan alle eisen die de ISO 9001 stelt.
Met een ISO 9001-certificaat is onomstreden bewezen dat je als bedrijf kwaliteit levert!

Kwaliteit is het uitsluiten van toeval
Louis van Gaal

Zo’n kwaliteitsmanagementsysteem kost zoveel werk!

Vaak denkt men dat een ISO-certificering heel veel extra werk met zich meebrengt. Talloze processen moeten in kaart worden gebracht en vastgelegd en dat kost tijd!
Nu is het zo dat in het begin er zeker tijd moet worden geïnvesteerd. De organisatie moet in kaart worden gebracht en op basis daarvan wordt het kwaliteitsmanagementsysteem opgezet. En daarna is het zaak het systeem bij te houden om de ISO-certificering ook te behouden.

Er zijn nog steeds een aantal vooroordelen die heersen omtrent het opzetten en implementeren van het kwaliteitsmanagementsysteem en de aanvraag voor ISO-certificering.
Die vooroordelen zijn voor een groot deel nog de erfenis van de oude ISO 9001-norm (van vóór 2015). In de huidige norm, die is ingesteld in 2015, zijn een flink aantal aanpassingen doorgevoerd. Waarvan 2 van de aanpassingen ook in de praktijk tijdbesparend zijn voor het opbouwen en onderhouden van het managementsysteem.

  • Het kwaliteitshandboek is in eerste instantie niet meer verplicht!
    De eis inzake vaststelling en documenteren van het toepassingsgebied blijft wel onderdeel van de ISO-norm. Er is een ‘nieuwe’ term die in de huidige ISO-norm wordt gehanteerd: “gedocumenteerde informatie”. De keuze wordt nu bij de organisatie gelegd of bepaalde informatie moet worden vastgelegd om de gang van processen te waarborgen. Wel is het zo dat de ‘gedocumenteerde informatie’ moet kunnen worden overlegd aan de auditor.
  • De ISO 9001-norm gaat nu uit van een HLS (High Level Structure).
    Dit heeft voordelen wanneer je als bedrijf voor meerdere ISO-certificeringen wil opgaan. Ook bijvoorbeeld de ISO 14001 en ISO 27001 beschikken over een HLS.

In ons online managementsysteem worden de diverse processen handig samengevoegd, waardoor het bijhouden van het systeem ook voor behoud certificering een stuk makkelijker en minder tijdrovend wordt. De HLS is opgebouwd uit 7 componenten die gebaseerd zijn op belangrijke management thema’s en zorgen voor de wisselwerking tussen strategisch en operationeel niveau binnen de organisatie.

Ik wil meedoen met een aanbesteding, maar ik heb de certificering niet op tijd binnen!

Wanneer je kiest om op te gaan voor ISO 9001-certificering en het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem, moet je rekening houden met het feit dat het tussen de 4 en 6 maanden kan duren voor je het certificaat binnen hebt. Dat heeft te maken met de tijd die nodig is om het systeem op te zetten en in te vullen, maar vooral ook met de eis van de ISO dat er een bewijslast is van 3 maanden. Dit houdt in de praktijk in dat je moet kunnen aantonen dat je al minimaal 3 maanden hebt gewerkt met het systeem, voordat je voldoet aan de eisen en het certificaat krijgt uitgereikt. Dit betekent echter niet dat je niet mee kan doen aan de aanbesteding. Een proces van aanbesteding duurt vaak enkele maanden en grote kans dat je tegen die tijd al in het bezit bent van het certificaat.

Op het moment dat je als bedrijf aan het traject van ISO 9001-certificering begint, kunnen wij een verklaring opstellen om dat te bevestigen en aan te geven dat Organisatiesysteem BV de begeleiding doet van de certificering. Niet iedere aanbesteder gaat akkoord met zo’n verklaring, maar het wordt vaak toegestaan.

Kortom “ISO-certificering…Leuker kunnen we het niet maken…wel praktischer!”

Wil je meer informatie over begeleiding bij en onderhoud van ISO- of VCA-certificering, of ons online managementsysteem? Bel vrijblijvend met Marvin van Dijk van ons kantoor op
06-11 84 61 85 of mail naar info@organisatiesysteem.nl

 

Terug naar overzicht
Praktische oplossingen die u helpen om uw bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Neem contact op